Yes! Je hebt eindelijk de stap genomen naar freelancen of je eigen onderneming starten. Je hebt je ingeschreven bij de KvK en bent er helemaal klaar voor. Maar dan komen al die moeilijke termen en belastingen voorbij en wat kun je nu eigenlijk wel en niet terugvragen? En hoe houd je dit bij? Je ziet door de bomen het bos niet meer en bent redelijk lost. Ik ga je door de wondere wereld van de Belastingdienst heen helpen in Jip-en-Janneke taal.
Belangrijkste belastingen voor ondernemers
Er zijn drie belasting vormen belangrijk voor jou als ondernemer:
- Omzetbelasting
- Inkomstenbelasting
- Vennootschapsbelasting (deze belasting is voor een B.V. of N.V. en zal ik nu niet behandelen)
Omzetbelasting is hetzelfde als BTW en betaal je over je omzet. Dit moet eens per kwartaal. In deze aangifte kun je ook het door jou betaalde BTW terugvragen. BTW terugvragen kun op je zakelijke aankopen mits je een BTW factuur hebt. Deze aangifte moet je ook doen als je €0,- omzet hebt. Tip: zet een BTW-alert aan via de Belastingdienst.
Inkomstenbelasting betaal je jaarlijks over je inkomen en verdeel je over drie boxen, waarvan box 1 (belastbaar inkomen uit werk en woning) voor jou het belangrijkste is. Box 1 is de winst uit je onderneming. Dit kan je berekenen door je kosten af te trekken van je omzet (excl. omzetbelasting). Kosten zijn bijvoorbeeld je zakelijke aankopen, maar ook je reiskosten.
Een veelgestelde vraag is: hoeveel van mijn inkomen moet ik apart houden voor de belasting? Dat is gemiddeld 25-30% van je netto winst. Let op, dit staat los van de btw (hoog 21% en laag 9%)
Belastingvoordelen voor starters
Gelukkig krijg je als starter ook wat voordelen. Je hebt als ondernemer altijd recht op zelfstandigenaftrek. In de eerste vijf jaar van je onderneming kun je drie keer gebruik maken van de startersaftrek. Zoals ik eerder zei, betaal je belasting over je winst. Met deze twee belastingvoordelen kun je deze belasting verlagen en hoef je dus minder te betalen.
Zelfstandigenaftrek: om hiervoor in aanmerking te komen, moet je voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar (het maakt hierbij niet uit of je in juni of in januari begonnen bent). De zelfstandigenaftrek is €7280,-. Dit bedrag mag je van je winst afhalen.
Startersaftrek: als je recht hebt op zelfstandigenaftrek, heb je ook recht op startersaftrek. Deze aftrek bedraagt €2123,-.
Voorbeeld:
Stel je hebt een omzet van €30.000 en je kosten zijn €10.000. Je winst is dan €20.000. Van deze winst mag je dus €7280,- en €2123,- aftrekken. Dit betekent dat je winst €10.597 is, hierover betaal je vervolgens belasting.
BTW terugvragen
Je mag alleen BTW terugvragen voor je zakelijke kosten en dus niet voor je wekelijkse boodschappen. Gebruik je jouw privé telefoon of laptop voor je onderneming? Dan kan je hierover ook BTW terugvragen. BTW vraag je terug in je aangifte omzetbelasting (eens per kwartaal).
Zakelijke kosten zijn altijd aftrekbaar
De kosten die je maakt voor je onderneming, zijn altijd aftrekbaar. Denk hierbij aan huur voor bedrijfsruimte, verzekeringen, je website etc.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Heb je een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan mag je het zakelijke deel aftrekken. Maar hoe bepaal je dat? Dat is lastig te zeggen, maar zorg er vooral voor dat je keuze verdedigbaar is. Gebruik jij bijvoorbeeld je telefoon gedurende de dag voor zakelijke doeleinden? Dan kan je ervoor kiezen 100% van je kosten zakelijk op te voeren. Je incidentele privégesprek is dan verwaarloosbaar.
Je autokosten kan je ook gedeeltelijk aftrekken, maar dit is afhankelijk van hoeveel je privé met je auto rijdt. Rijd jij 500 kilometer of minder met je auto, dan kan je de auto op de zaak zetten. Voordeel is dat je je autokosten van de winst mag aftrekken (= minder belasting betalen). Denk hierbij aan:
- Brandstof
- Onderhoud
- Verzekering
- Afschrijving
- Parkeerkosten
Rijd jij meer dan 500 kilometer per jaar, dan heb je twee keuzes:
- Je auto blijft privé en je mag €0.19 per kilometer van je winst aftrekken voor zakelijke ritten
- Je auto wordt ondernemingsvermogen en je mag de bovengenoemde kosten van je winst aftrekken. Houd er wel rekening mee dat je hierbij je privé gebruik moet verrekenen.
Voor de BTW van je autokosten heb je ook weer twee opties (dit geldt enkel bij BTW belaste omzet):
- Als je auto op je zaak staat kun je de BTW aftrekken van de onderhoudskosten en gebruik. Als je hierbij geen kilometer registratie bijhoudt, dan betaal je 2.7% van de cataloguswaarde aan BTW.
- Is je auto privé bezit, dan kan je alleen de kosten voor gebruik en onderhoud aftrekken en niet het woon-werkverkeer.
Niet aftrekbare kosten
Deze is heel simpel. Als het privé deel overheerst, zijn de kosten niet aftrekbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor je zorgverzekering.
Uitzonderingen
Als starter mag je je investeringen in de eerste drie jaar van je onderneming willekeurig afschrijven. Dus wanneer jij een laptop koopt in je eerste jaar, maar in dat jaar geen winst maakt, is het niet gunstig om deze op te voeren. Je betaalt dan (bijna) geen belasting. Die aankoop kun je dan beter afschrijven in je tweede of derde jaar als je meer winst maakt. Hierdoor wordt je winst namelijk lager en betaal je dus minder belasting!
Administratie en uren bijhouden
Je bent verplicht om je administratie bij te houden voor je onderneming en is belangrijk voor je belastingaangifte. Je moet kunnen laten zien hoeveel uur je hebt gewerkt (ook belangrijk voor de belastingvoordelen) en je moet met je bonnen/facturen kunnen aantonen waarom je BTW terugvraagt.
Ik houd mijn administratie bij in Moneybird. Dit is betaald, maar ze hebben ook een gratis pakket als je maximaal drie verkoopfacturen en drie inkomende documenten (bijvoorbeeld je bonnen) per maand aanmaakt.
Ik raad je aan om per dag je gewerkte uren bij te houden. Hierbij is belangrijk dat je de datum noteert, hoeveel uur je hebt gewerkt en waaraan je die uren hebt besteed. Je kan dit handmatig bijhouden, maar je kunt ook een urenregistratie-app gebruiken, bijvoorbeeld Toggl (deze kan je ook op desktop gebruiken). Deze apps houden je uren bij en je kunt ook invullen voor wie je hebt gewerkt of waaraan je hebt gewerkt.
Facturen maken
Voor je klanten maak je halverwege de maand (indien je een twee weken betaaltermijn aanhoudt) of na het uitvoeren van een opdracht een factuur. Maar hoe doe je dit? Ik doe dit via Moneybird, maar er zijn ook genoeg andere websites waarop je dit kunt doen of je kan een template in Excel gebruiken.
Wat zet je allemaal op je factuur?
- Jouw bedrijfsnaam en adres
- Bedrijfsnaam en adres van je klant
- Je BTW-nummer en dat van je klant
- Je KVK nummer
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer
- Een gedetailleerde omschrijving van de goederen of dienst
- Het aantal geleverde goederen of gewerkte uren
- De leverdatum
- Het bedrag excl. BTW
- Het BTW tarief
- Het totale bedrag incl. BTW
Weet je niet hoe je de BTW moet bereken? Dan is deze BTW calculator een handig hulpje.
Dit is een voorbeeld van mijn factuur.
Verzekeringen
Als ondernemer zijn er bedrijfsrisico’s waar je rekening mee moet houden. Zo krijg je niet doorbetaald als je ziek bent en wordt er geen pensioen voor je opgebouwd. Dit betekent dat je hiervoor een verzekering kan afsluiten. Bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering, maar ook een aansprakelijkheids- en rechtsbijstandverzekering. Denk ook na hoe je voor je pensioen wilt sparen. Wil je weten hoe je dit kan doen? Lees dan deze blog.
Kickstart je Business!
Dit zijn alle financiële dingen om rekening mee te houden als je start met ondernemen.
Wil jij een winstgevend bedrijf runnen? In de Business Kickstart cursus geef ik je de tools om dit te realiseren in 7 dagen. Ook als jij al een bedrijf hebt, is dit iets voor jou! Na de cursus heb je je focus hervonden en weet je hoe je jouw ideale klant aanspreekt. Je krijgt een volledige cursus met elke dag opdrachten en oefeningen.
Heb je nog vragen naar aanleiding van deze blog? Stel ze dan in de comments.
